Forandringsprocesser

Forandringsprocesser er i dag et vilkår, og bliver de håndteret rigtigt, kan de være særdeles nyttige til at skabe forretningsudvikling og organisationsudvikling eller til at implementere og eksekvere strategier.

Hos People & Performance har vi arbejdet med ledelse af forandringsprocesser i 15 år. Derfor ved vi, at forandringsprocesser stiller store krav til dig som leder. Lær at forstå hvad en forandringsproces er, og læs mere om de fire faser, der indgår i forandringen.

Hvad er forandringsprocesser?

En forandringsproces er enhver proces mellem én situation og en forandret situation. Det kan eksempelvis være implementeringen af et nyt it-system, en ændring af organisationens værdisæt eller nye samarbejdsformer.

Når vi taler om forandringsledelse og ledelse af forandringsprocesser, så handler det om planlagte, faciliterede processer, hvor der er en initiativtager til forandringen (typisk topledelsen) og en intention med at forandre – typisk en forventning om øget værdiskabelse på grund af mere effektive arbejdsgange, færre omkostninger eller innovationer.

Vi beskæftiger os derfor ikke med ydre forandringer som finanskriser, klimakriser, pandemier, krig eller andre udefrakommende faktorer, der bestemt skaber forandring, men som er knapt så planlagte. I stedet fokuserer vi på de forandringsprocesser, der bliver sat i gang i og af virksomheden. De kan dog sagtens blive sat i gang på grund af udefrakommende begivenheder.

Forandringens forandring

Forandringer har traditionelt været en planlagt proces med en begyndelse og en afslutning og fire faser undervejs. Eksempelvis når et nyt CRM-system skulle implementeres, eller der skulle foretages en organisationsændring.

I dag handler forandringsprocessen i langt højere grad også om at ændre organisationens kultur, værdier, selvforståelse, innovationsevne eller samarbejdsform med kunder og omverden eller lignende. Det stiller helt nye krav til dig som leder og til, hvordan du mobiliserer medarbejderne.

Forandringens 4 faser

Der er i de fleste forandringsprocesser fire overordnede faser, der handler om planlægning og styring af forandringen. Hver fase byder på forskellige udfordringer og muligheder:

1. Planlægning
2. Kickoff
3. Acceleration
4. Integration

Planlægningsfasen

Planlægning er forberedelsen til en forandringsproces. Det er her, du planlægger projektet, vurderer omfanget af forandring og forandringsparatheden hos medarbejderne. Det er også her, du lægger en køreplan for involvering af medarbejderne og for kommunikationen før, under og efter forandringen. Formålet med planlægningsfasen er at være klar til bedst muligt at mobilisere folk ind i forandringen, så snart den meldes ud, for at reducere usikkerhed og få fremdrift fra starten.

Kickoff-fasen

I kickoff skal forandringen initieres. Det er her, du sætter de planlagte aktiviteter i gang og griber, hvad der opstår undervejs. Formålet med denne fase er at få folk til at forstå forandringens formål og gøre det muligt for flest mulige at bidrage. At bidrage i en forandringsproces er ét af de stærkeste midler til at undgå modstand mod forandringer.

Accelerationsfasen

I accelerationen skal I ”på plads” med forandringen. På dette tidspunkt er forskellige folk blevet flyttet rundt, der er sat nye processer i gang, der er adgang til nye systemer og så videre. Formålet med accelerationen er at sikre, at det nye bliver implementeret i organisationen.

Integrationsfasen

Integration er den sidste fase af forandringsprocessen og bliver desværre ofte glemt. Det er her, I har indført det nye system og trænet jeres sælgere i det. Det er med andre ord her, at forandringen er på plads og nu skal til at vise sit værd i hverdagen. Det kræver, at du som leder skubber på for at opbygge den rette kultur, adfærd og praksis, som sikrer, at de nye systemer og forretningsgange giver det afkast, der var tiltænkt. Det er også her, der skal justeres, hvis et nyt system og et eksisterende system taler dårligt sammen, eller hvis planlagte forretningsgange, der så godt ud på papiret, ikke passer til praksis. Formålet med integrationen er at justere forandringen, så den understøtter en daglig, effektiv drift. Det er denne fase, som for alvor skaber langvarig succes og giver værdi.

De fire faser i forandringsprocessen knytter sig til Change Management og er relevante at have styr på for at mestre den del af forandringen, der kan ”kontrolleres”.

Hvordan bevarer du dig selv i forandringen?

Det er vigtigt, at du som leder har dig selv med i forandringsprocessen. En vellykket forandring kræver, at også lederen lærer, og at du tør være åben om, at du ikke kender slutresultatet af forandringen.

Større forandringer har ofte været kendt og vedtaget af topledelsen, længe før ledere og medarbejdere hører om dem. Derfor føler flere ledere sig overladt til dem selv, når de skal håndtere øget kompleksitet med stadigt højere hastighed.

Det er en yderligere udfordring, at du som leder forventes at være en positiv og aktiv medspiller og bannerfører for forandringen, der skal mobilisere medarbejderne, mens du selv har haft ganske kort tid til at omstille dig til den.

Derfor er det vigtigt, at du er i stand til at mobilisere dig selv. Du kan opbygge gode strategier til selvmobilisering gennem en kombination af:

• Egne mentale håndteringsstrategier (ved at skabe visioner, afgrænse, balancere pligter osv.)
• Bevidst brug af fysisk aktivitet som ”ventil”
• Opbygning af tillidsrum, hvor du kan dele bekymringer uden konsekvenser
• Bevidstgørelse om, hvilke ledelsesmæssige aktiviteter, der fungerer som selvmobilisering

Ledelse af forandringsprocesser

Hvis en forandringsproces skal lykkes, kræver det aktiv forandringsledelse. Læs vores artikel om forandringsledelse for at blive klogere på, hvordan du som leder kan navigere sikkert igennem en forandringsproces. Du er også altid velkommen til at kontakte os og høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig til at drive den næste store forandringsproces i din organisation.